Inventuuri planeerimine ja läbiviimine
Inventuure viivad muuseumid läbi museaalide ja hoiule võetud asjade allesoleku ja seisundi kontrollimiseks. Inventuure on võimalik teostada terve muuseumikogu ulatuses või osaliselt, olenevalt muuseumikogu suurusest ja tööjõu olemasolust. Eelnev järjepidev museaalide liikumise dokumenteerimine hõlbustab inventuuride käigus asukoha tuvastamist.
Riigimuuseumidel ja halduslepingu alusel riigile kuuluvat muuseumikogu kasutavatel muuseumidel on kohustus korraldada inventuure nii, et kõik museaalid oleksid kontrollitud vähemalt üks kord viie aasta järel. Sama nõue kehtib teiste haldusla muuseumidele, kes on liitunud MuISiga. Muuseumi põhjendatud taotluse korral võib Muinsuskaitseamet tähtaega käskkirjaga pikendada. Muuseumil on soovitav aegsasti võtta ühendust Muinsuskaitseametiga tähtaja pikendamise vajaduse osas.
Ülejäänud muuseumidel on soovitav valida inventuuride läbiviimiseks sobiv intervall arvestades oma kogu suurust. Kindlasti on vajalik teha inventuur seoses kogude kolimise või ümberpaigutamisega või koguhoidjate vahetumisel.
Võimalikud ohud, probleemid, küsimused
Kui inventuure ei viida läbi regulaarselt, võib kaduda ülevaade muuseaalide olemasolu ja säilivuse kohta.
Kui inventuure tehakse formaalselt, näiteks vaadatakse ainult olemasolu, kuid ei kontrollita seisundit, siis ei täida nad oma eesmärki.
Kui kogud on suured ja/või tööjõudu napib, võib regulaarne inventuuride tegemine muutuda koormavaks ja seetõttu kannatavad muud töölõigud.
Kui inventuuri läbi viies puudub süsteemsus, siis tekitab see lisatööd või jäävad osad museaalid inventuuri käigus märkimata/märkamata.
Kui inventuuri käigus jäädakse otsima üht kadunud museaali, võib kuluda selleks liigselt aega ja teised museaalid jäävad inventeerimata.
Tehtavad toimingud
Inventuuri võib teha alakogude või hoidlate kaupa või mõnel muul alusel museaale grupeerides. Selleks, et kõik museaalid läbiksid regulaarselt inventuuri, on vajalik omada inventuuride ajakava.
Inventuur toimub muuseumijuhi käskkirja alusel. Käskkirjaga määratakse inventuuri läbiviimise aeg ja komisjon. Komisjoni kuulub vähemalt kaks liiget, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. Inventuuri juures on soovitav viibida vastava kogu hoidjal. Vajaduse ja võimaluse korral võib inventuuri läbiviimisse kaasata teisi muuseumitöötajaid.
Inventuuri nimekirja tuleb kanda kõik museaalid ja/või hoiule võetud asjad, mida on selle inventuuri käigus kohustus kontrollida.
Inventuuri nimekiri peaks sisaldama museaali numbrit ja nimetust, asukohta ja seisundikirjeldust.
Kontrollimisel:
- tuleb eraldi tähelepanu pöörata museaali märgistusele (tulmekoodi loetavus);
- Kui märgistus on kulunud või muutunud mitteloetavaks, tulmekoodiga silt on kadunud, tuleb seda kohe uuendada.
- Kui tulmekood museaalil on vale, tuleb see loetavalt läbi kriipsutada, mitte kustutada, ja õige tulmekood lisada. Tulmekoodi tuleb kontrollida algdokumentidest (vastuvõtuakt, tulmeraamat).
- tehakse märge museaali ja hoiulevõetud asja allesoleku või puudumise kohta;
- Kui eesmärk on kontrollida museaalide asukohta hoidlas kapi, riiuli, siini vms täpsusega, tuleb inventuuriaktis fikseerida muutunud asukoht. Inventuurist kokkuvõtet tehes tuleb otsustada, kas muunud asukoht saab museaali uueks püsiasukohaks ja kuidas see museaalide nimekirjas fikseerida (MuISis läbi hoiustamisakti).
- fikseeritakse museaali ja hoiulevõetud asja seisund (kui see on muutunud);
- Tähelepanekud nt museaali seisukorra muutuste kohta kantakse otse inventuuriakti või eraldi dokumenti, mis on aluseks edasise tegevuse, nt konserveerimise, planeerimisel.
- märgitakse museaali ja hoiulevõetud asja uued kahjustused (olemasolu korral).
Tervet muuseumikogu hõlmava inventuuri käigus tuleb lisaks hoidlates asuvatele museaalidele kontrollida ka museaale näitustel, konserveerimises ja muudes ajutise kasutamise asukohtades, kaasa arvatud väljapool muuseumi.
Museaale kontrollida ja inventuuri nimestikuga töötada on soovitav korraga mitmel inimesel, et vaieldavuste puhul oleks võimalik andmeid võrrelda.
Inventuuri lõppedes püüa välja selgitada leidmata jäänud museaalide asukohti. Selleks kontrolli dokumente museaali viimaste liikumiste kohta (muuseumisiseselt ja -väliselt). Infot võib leida muuseumi asjaajamise arhiivist. Abiks on ka muuseumitöötajate küsitlemise käigus saadud teave museaali välimuse, seisukorra, liikumise jms kohta.
Inventuuri lõppedes koostatakse inventuuri akt, kuhu kantakse järgmised andmed:
- inventuuri komisjoni liikmete nimed ja isikukoodid;
- kogu eest vastutava isiku nimi ja isikukood;
- inventuuri algus- ja lõppkuupäev;
- märge museaali ja hoiulevõetud asja allesoleku või puudumise kohta;
- museaali ja hoiulevõetud asja seisund (kui see on muutunud);
- museaali ja hoiulevõetud asja uued kahjustused (olemasolu korral).
Inventuuri lõppedes koostatavas inventuuri aktis tuleb eraldi välja tuua leidmata jäänud museaalid ja museaalid, mille seisukord on oluliselt halvenenud. See on aluseks edasise võimaliku väljaarvamise planeerimisel.
Inventuuriakti allkirjastavad kõik inventuurikomisjoni liikmed, vastava kogu töötaja ja asutuse juht.
Soovitav on inventuuri lõppedes fikseerida kokkuvõtlikult säilitamistingimuste probleemid ja plaanitavad edasised tegevused.
Näited praktikast
Näite lisamiseks pead olema sisselogitud.
Kommentaarid
Kommenteerimiseks ja kommentaaridele vastamiseks pead olema sisse logitud!
Viited ja lingid